Mitarbeiter führen im Homeoffice – Wie kann das gelingen?

Die vergangenen Wochen waren in besonderer Weise herausfordernd und werden es bleiben! Viele Menschen arbeiten aus dem Homeoffice und Führungskräfte wurden konfrontiert, ihr Team aus der Ferne zu lenken und zu motivieren.

Das Thema Führen auf Distanz ist aktueller denn je, auch vor dem Hintergrund, dass in Zukunft Homeoffice als Arbeitsmodell sich weiter etablieren wird.

Was wird gebraucht, dass Führung auf Distanz auf Dauer gut gelingt?

Der Aufbau einer effektiven Infrastruktur, gemeint ist hier die gute Ausstattung mit der richtigen Technologie sowie sichere und stabile digitale Verbindungen, ist eine wesentliche Aufgabe von Unternehmen und Ihren Führungskräften, um Mitarbeiter für die Arbeit im Homeoffice auszurüsten. Daneben sind es kommunikative Fähigkeiten der digitalen Lenkung, die von Führungskräften in diesen Zeiten erwartet werden. Das Thema „Remote Leadership“ oder eben Führen auf Distanz wird alleine im englischsprachigen Raum in über 10.000 Büchern und Artikeln behandelt, was die aktuelle Bedeutung hervorhebt und die Herausforderungen aufzeigt, die für Führungskräfte damit verbunden sind. Die Aussagen in der Literatur verbindet folgende Haltung:

Führen auf Distanz braucht Impulse durch die Führungskraft! Sie macht den entscheidenden Unterschied und kann durch regelmäßige Kommunikation Orientierung und Klarheit in einem durch Unsicherheit geprägten Umfeld geben.

Diese Fragen stehen hier im Vordergrund:

Wie schaffen Sie es, Ihr Team virtuell zu führen und gleichzeitig das Geschäftsziel im Auge zu behalten? Wie halten Sie Ihr Team zusammen und motiviert? Wie können Sie weiterhin effizient zusammenarbeiten?

In unserem BLOGbeitrag konzentrieren wir uns hier auf fünf zentrale Themen, die in allen Artikeln der Führung auf (räumlicher) Distanz eine Rolle spielen:

  1. Empathie und Wertschätzung zeigen
  2. Teamregeln etablieren
  3. Regelmäßig kommunizieren
  4. Klare Ziele und Verantwortlichkeiten schaffen
  5. Soziale Interaktion & Miteinander gestalten

1.Empathie und Wertschätzung zeigen

Ein Teil des sozialen Gefüges des Bürolebens fehlt, Sie als Führungskraft müssen neue Methoden entwicklen um sicherzustellen, dass sich Ihre Mitarbeiter auch aus der Ferne gesehen, gehört und wertgeschätzt fühlen.

Individualität berücksichtigen

Überlegen Sie sich, wie Sie individuell für jeden Mitarbeiter da sein können. Seien Sie sich dabei bewusst, dass die Bedürfnisse und auch Anforderungen an einzelne Mitarbeiter unterschiedlich sind. Einigen bereitet vielleicht die Strukturierung des Arbeitsalltages im Homeoffice Schwierigkeiten, anderen wiederum fehlt das soziale Miteinander, sie fühlen sich mitunter einsam und ziehen sich zurück, wieder andere sind – gerade in der aktuellen Zeit – durch die Betreuung kleiner Kinder gezwungen, Ihren Arbeitsalltag und damit die Erreichbarkeit flexibler zu gestalten. Für Sie heißt es, die einzelnen Anliegen ernst zu nehmen und Ihre Mitarbeiter dahingehend zu unterstützen, dass sie pragmatische, schnelle Lösungswege finden, mit denen alle gut leben können.

Katastrophenszenarien vorbeugen

Gibt es in Ihrem Umfeld Mitarbeiter, die sich Sorgen machen bzgl. ihres Arbeitsplatzes, ihres Einkommens etc.? Hier wird ein grundsätzliches Bedürfnis von Menschen nach Sicherheit und Stabilität berührt. Sprechen Sie solche Thema offensiv an, wenn Sie den Eindruck haben, das könnte Mitarbeiter belasten. Je weiter Menschen weg sind von einem Geschehen, bzw. je weniger Sie hören/wissen, desto größer ist oftmals die Gefahr des „Kopfkinos“ – und häufig sind es negative Szenarien, die Menschen sich ausmalen. Beugen Sie durch einen offenen und ehrlichen Austausch vor und informieren Sie sachlich über Möglichkeiten und Wege.

Belastungen benennen

Wenn Sie Zeichen erkennen, dass es einem Mitarbeiter emotional und physisch nicht gut geht (weniger E-Mails, sich zurückziehen in Meetings) sprechen Sie auch das das an. Erhöhten Sie in dem Fall den Kontakt und ermutigen Sie auch Kollegen, das gleiche zu tun.
Seien Sie ebenfalls offen, diesem Kollegen professionelle Beratung durch einen externen Coach anzubieten – für manche Menschen bedeutet diese Phase der Unsicherheit eine erhebliche Belastung, die sie oftmals selbst nicht wahrhaben wollen. Dann ist Ihre Fürsorgepflicht als Führungskraft gefragt.

 

Bei allem was ist: Bleiben Sie selbst authentisch und realistisch. Auch Sie können zugeben, nicht in allen Bereichen eine Antwort zu kennen. Auch für Sie ist diese Situation neu. Es geht darum, Professionalität mit Menschlichkeit zu verbinden.

„Authentische Führungskräfte haben keine Angst davor, sich auch emotional und verletzlich zu zeigen, wenn Sie Herausforderungen mit Ihrem Team teilen!“ 

Farshad Asl

Erarbeiten Sie daher gemeinsam Lösungen im Team. Das ist sicherlich auf Dauer verbindlicher für jeden Einzelnen und Ihre Mitarbeiter werden sich besser an Entscheidungen halten, die sie zusammen im Team getroffen haben.

2.Teamregeln etablieren

Ein reibungsloser Ablauf erfordert Regeln, die für alle gültig sind und der gemeinsamen Orientierung dienen. Was hat sich bewährt? An welcher Stelle braucht es neue Strukturen? Diskutieren Sie gemeinsam im Team, wie Sie zukünftig zusammenarbeiten wollen. Folgende Fragen stehen exemplarisch für Teams:

  • Wie oft und wie lange treffen wir uns als Team? Was sind die einzelnen Bedürfnisse? Was brauchen Sie als Führungskraft? Berücksichtigen Sie in Ihrer Planung die allgemeine Empfehlung, Online Meetings auf 30 – 45 Minuten zu begrenzen.
  • Welche Plattform nutzen wir für unsere Meetings (Telefonkonferenz, E-Mail, Zoom, Webex)? Was hat sich bewährt?
  • Wie stellen wir sicher, dass alle Anwesenden wirklich anwesend sind und nicht gleichzeitig andere Aufgaben erledigen?
  • Wo kommunizieren wir waswelche Themen passen zu welchem Kanal? Eine Gefahr ist es zu viele Kanäle zu haben und die Übersicht zu verlieren.
  • Was ist unsere empfohlen Antwortzeit auf E-Mails? Wie ist die Erwartung über die Erreichbarkeit zwischen Führungskraft und Mitarbeiter? Wie organisieren wir die Erreichbarkeit untereinander (Statusmeldungen, Outlook Kalender) – wie informieren wir uns über unsere Auszeiten? Wie engmaschig organisieren wir das überhaupt? Diese Fragen zielen auf das Bedürfnis der Verbindlichkeit im Miteinander.
  • Gibt es einen kurzen Bericht über den Stand der Dinge zum Ende des Tages? Welche Kultur haben wir/wollen wir zukünftig etablieren, uns gegenseitig über unsere Aktivitäten zu informieren?
  • Sind klare Vertreterregelungen im Team definiert?

Tipp:

Eine Möglichkeit ist es mit einem 15-minütigen „Warm-up“ den Start in den Tag zu ritualisieren: Jeder informiert in 2-3 Minuten zu den Fragen: Was liegt heute bei mir obenauf?  Was brauche ich, um gut ins Arbeiten zu kommen?

3.Regelmäßig kommunizieren

…ist ganz wesentlich, denn es berücksichtigt die Bedürfnisse nach Zugehörigkeit und Orientierung, die alle Menschen mehr oder weniger haben . Wer informiert wird fühlt sich als Teil des Teams, hat eine Rolle und Bedeutung – ein nicht zu unterschätzender Faktor bei der Arbeit im Homeoffice. Mitarbeiter brauchen daher konstante, transparente und aktuelle Weiterleitung von Informationen über die Belange und Neuigkeiten in Ihrem Unternehmen/ Ihrer Abteilung. Sie müssen dabei das Gefühl haben, umfassend informiert zu sein.

Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, diesen Informationsfluss zu sichern – das heißt in der täglichen Umsetzung u.U.mehr E-Mails, Telefonate, Kontakt via Zoom – als sonst.

Bedenken Sie dabei, dass alle Mitarbeiter sich gleichermaßen informiert fühlen, vermeiden Sie Mitarbeiter zu bevorzugen/bzw. auszuschließen. Das ist nicht immer leicht, denn manche Mitarbeiter geben einem eher das Gefühl zu stören bzw. sie fühlen sich kontrolliert oder gegängelt wenn die Führungskraft mit Ihnen in den Kontakt geht. Bleiben Sie daher im Gespräch klar bzgl. Ihrer Themen und Ziele und gleichzeitig sensibel für die Signale. Hier gilt es eine angemessene Balance zwischen Kontakt und Kontrolle zu finden.

Als Führungskraft in der Kommunikation sichtbar und nahbar sein heißt…

  • …die Bedenken der Mitarbeiter zu hören, gleichzeitig die Verunsicherung nicht überhand nehmen zu lassen. (z.B. über die neue Technik; die lange Dauer und Ungewissheit, was passieren wird). Zeigen Sie Verständnis und legen Sie gemeinsam fest, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um die Umstände zu verbessern.
  • …sich auf Fakten zu konzentrieren und sachliche, offizielle Nachrichtenquellen für klare verwertbare Informationen zu nutzen.
  • … immer auch die Befindlichkeiten und Bedürfnisse zu hinterfragen. Sammeln Sie Erfahrungsberichte Ihrer Mitarbeiter über positive und kritische Aspekte,  z.B. im Rahmen eines Teammeetings. Können Sie wertvolle Tipps aus den gesammelten Erfahrungen generieren und umsetzen?
  • …Mitarbeiter für geleistete Arbeit zu loben.
  • …Ihrem Team Stärken aufzuzeigen, die sie anhand der Bewältigung der Aufgaben der vergangenen Wochen erlebt haben.
  • …auch unangenehmen Themen Raum zu geben. Sprechen Sie kritische Themen offensiv an, so schaffen Sie eine Kultur des Vertrauens und stärken letztendlich die Kompetenz, miteinander an Lösungen zu arbeiten.

Fazit: 

Ihr Team braucht Ihre Anwesenheit. Planen Sie Zeitfenster für gemeinsame oder bilaterale Gespräche ein, in denen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeiter und ihre Anliegen nehmen. Nutzen Sie anstelle einer Mail öfter einmal andere Medien wie Zoom oder Telefon. Solche Gespräche ermöglichen einen persönlichen Kontakt, den Sie im Büro ansonsten durch die räumliche Nähe automatisch haben.

4.Klare Ziele und Verantwortlichkeiten schaffen

Produktivität muss im Homeoffice nicht leiden – im Gegenteil. Mitunter können die Reibungsverluste die durch die Fahrt zur Arbeit entstehen, zu einer erhöhten Effektivität beitragen. Berücksichtigen Sie jedoch die unterschiedlichen Voraussetzungen Ihrer Mitarbeiter, die nun autonomer arbeiten (können) und Arbeitszeiten ggf. individuell anpassen. Hier braucht es Ihr Vertrauen, dass die Mitarbeiter ihr Bestes geben werden, die Ihnen gesetzte Aufgabe zu erledigen.

„Der beste Weg, herauszufinden, ob du jemandem vertrauen kannst, ist ihm zu vertrauen!“

Ernest Hemingway

Vertrauen ist für viele Führungskräfte die große Herausforderung bei der Führung auf Distanz. Das Thema ist wichtig, sorgen Sie daher für sich, wenn Sie merken, dass Vertrauen Ihnen schwer fällt. Hinterfragen Sie Ihre Bedenken: Was genau bereitet Ihnen Stress? Kennen Sie das Thema fehlendes Vertrauen bereits aus einem anderen Kontext? Liegt es am Mitarbeiter, der Ihnen Anlass gibt, seinem Einsatz für die Belange des Unternehmens zu mißtrauen? Fragen Sie sich, was Sie persönlich brauchen (Struktur, Orientierung, Verbindlichkeit sind u.a. Bedürfnisse, die möglicherweise eine Rolle spielen), um Vertrauen aufbauen zu können. Mitunter hilft auch hier ein persönliches Coaching, denn Vertrauen aufzubauen und Zutrauen zu signalisieren sind wesentliche Eigenschaften, die Führungskräfte auch in agil arbeitenden Strukturen mitbringen müssen.

Vereinbaren Sie gemeinsame Ziele

Es geht in dieser Zeit auch darum, wettbewerbsfähig zu bleiben, die eigene Position am Markt zu halten – ggf. auszubauen. Keine leichte Aufgabe angesichts der Unsicherheiten mit denen gerade jeder auch emotional zu kämpfen hat. Gleichzeitig kann das Setzen  produktiver Teamziele ein Zurück in die Normalität erleichtern und das Team durch die gemeinsamen Aufgaben unter diesen besonderen Bedingungen zusammenhalten.

Wie arbeiten Sie transparent und fokussiert im Team weiter:

  • Konzentrieren Sie sich und Ihr Team immer wieder auf gemeinsame Ziele und darauf, was trotz der momentan herrschenden Unsicherheit durch Covid 19 getan werden muss. Ziele müssen gerade jetzt durch die ständig neuen Bedingungen immer wieder angepasst werden, daher ist das Gespräch darüber wichtig um bei aller Flexibilität klar und fokussiert zu bleiben und sich der Prioritäten bewusst zu sein.
  • Stellen Sie sicher, dass jeder seine individuelle Rolle und seine Ziele kennt. Ist jedem klar, welches Ergebnis zu welcher Zeit in welcher Qualität erwartet wird? Ist jedem Mitarbeiter klar, welchen Beitrag er zum Gesamtergebnis leistet?
  • Entstehen ggf. neue Rollen und Aufgaben in der gegenwärtigen Zeit? Was beinhalten diese Rollen und wer übernimmt diese Aufgaben? Die Klärung von Rollen hilft dabei, dass Mitarbeiter Sicherheit gewinnen, wen im Team sie zu welchem Thema ansprechen können. So stellen Sie sicher, dass die Kommunikation nicht immer über die Führungskraft laufen muss.
  • Haben Sie Vertrauen in die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter – widerstehen Sie der Versuchung, Mikromanangemet zu betreiben, dass auf Ihrem eigenen Kontrollbedarf basiert.
  • Halten Sie ein vereinbarte Meetingstruktur ein – schaffen Sie am Ende jeden Meetings Verbindlichkeit durch die drei W`s: Wer macht Was bis wann? Schließen Sie ein Meeting mit der Frage: Was hat in diesem Meeting gut funktioniert? Was sollten wir ggf. anders handhaben, um effizienter zu sein? Zum Thema eine gute Meeting Kultur aufbauen – wird es demnächst einen gesonderten BLOGbeitrag von uns geben. Hierzu informieren wir Sie rechtzeitig.
  • Veränderten Prioritäten können dazu führen, dass Sie neue Expertenmeinungen ins Team einladen – bringen Sie Weiterentwicklung  in Ihrem Team voran.
  • Bei allem was ist: Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Mitarbeiter mit den neuen  Aufgaben nicht alleine stehen.

5.Soziale Interaktion & Miteinander gestalten

Wie sorge ich für guten Kontakt zwischen den Kollegen? Wie schaffe ich eine kontinuierliche Atmosphäre der Verbundenheit – sowohl inhaltlich wie auch sozial. Welches Bild haben wir von uns als Team? Wie würden die Mitarbeiter unser Team beschreiben? Wie ist ihre bisherige Teamkultur und was ändert sich ggf. durch die Zeit, die wir gerade erleben?

Das sind Fragen, die auf ein gutes Miteinander im Team zielen. Antworten darauf sind so individuell, wie es Teams sind, daher ist es schwer, allgemeingültige Regeln zu definieren. Auch hier gilt:

  • Nehmen Sie sich Zeit für persönliche Gespräche und Small Talk, die Sie normalerweise in der Büroumgebung haben.
  • Gibt es virtuelle Kaffeeecken, die Sie nutzen können? Passt das überhaupt zu Ihnen und Ihrem Team?
  • Sprechen Sie offen darüber, wie jeder im Homeoffice arbeitet. Fragen Sie aktiv nach, welche Vorteile es gibt und welche mit welchen Hürden Einzelne zu kämpfen haben. Eröffnen Sie doch einmal ein Teammeeting mit einem „virtuellen Rundgang“ durch den Raum, in dem einzelne Mitarbeiter im Homeoffice sitzen. Das schafft Nähe und zeigt den Menschen hinter der Arbeit.

Zum Thema Führen im Homeoffice möchten wir Sie abschliessend auf den Podcast „Status Homeoffice“ von detektor.fm hinweisen. Die Spezialistin für Organisationsentwicklung und Autorin des Buches „New Work needs inner work“  Bettina Rollow greift Fragen zu diesem Thema aus unserer Sicht sehr informativ und sachlich auf.

Auch werden wir in Kürze ein Webinar zu diesem Thema anbieten. Den Zeitpunkt und die genauen Inhalte leiten wir rechtzeitig an Sie weiter. Bei Interesse geben Sie uns einen Hinweis über E-Mail an info@lorenz-grahn.de oder rufen Sie an unter mobil 0172-3234412 oder 0385-39387512.

Wir freuen uns bereits jetzt zu Ihren Fragen, die sich aus dem Beitrag ergeben haben.

Ihnen und Ihrem Team wünschen wir gutes Gelingen bei allen anstehenden Aufgaben

Herzliche Grüße

Karin Grahn und Beate Pflieger-Lorenz

 

 

 

 

 

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